Les risques des applications fantômes

Temps de lecture : 2 minutes

Applications souvent développées en interne par les équipes métiers, les applications dites « fantômes » séduisent par leur souplesse, leur rapidité de déploiement et leur adaptation aux besoins du terrain. Elles apportent des réponses concrètes à des problématiques immédiates. Pourtant, cette agilité apparente masque des risques importants pour l’entreprise. Risques opérationnels, de sécurité, de conformité ou encore freins à l’innovation : passons en revue les principales menaces liées à ces applications non encadrées.

Risques opérationnels

L’un des principaux risques de ces applications est opérationnel car ils peuvent affecter l’efficacité et la productivité de l’entreprise :

• Manque de documentation : Les applications maison sont souvent développées sans documentation adéquate. Cela peut rendre difficile pour les autres employés de comprendre comment utiliser l’application, entraînant des erreurs et des inefficacités. De plus, l’absence de documentation peut compliquer la maintenance et les mises à jour futures.
• Dépendance aux compétences individuelles : Les applications maison peuvent devenir fortement dépendantes des compétences et des connaissances d’un seul employé. Si cet employé quitte l’entreprise, cela peut laisser un vide difficile à combler, affectant ainsi la continuité des opérations.
• Problèmes de maintenance : Les applications maison sont souvent créées par des employés qui ne sont pas des développeurs professionnels. Cela peut rendre la maintenance et les mises à jour difficiles, surtout si l’employé qui a développé l’application quitte l’entreprise. Sans une maintenance adéquate, ces applications peuvent devenir obsolètes ou dysfonctionnelles.
• Gestion des versions : Avec plusieurs versions d’une application en circulation, il peut être difficile de savoir quelle version est la plus récente et la plus fiable. Cela peut entraîner des incohérences dans les données et les processus, ainsi que des erreurs opérationnelles.

Risques de sécurité

Créées en dehors du cadre informatique traditionnel, ces applications échappent souvent aux contrôles de sécurité habituels

• Manque d’authentification : Les applications maison sont souvent créées sans mécanismes d’authentification robustes. Cela signifie que les données sensibles peuvent être accessibles à des personnes non autorisées, augmentant ainsi le risque de fuites de données ou de cyberattaques.
• Accès non contrôlé : Sans une gestion appropriée des accès, il est difficile de contrôler qui peut voir ou modifier les données. Cela peut entraîner des modifications non autorisées ou des suppressions de données critiques.
• Absence de chiffrement : Les données stockées ou transmises par ces applications peuvent ne pas être chiffrées, ce qui les rend vulnérables aux interceptions et aux accès non autorisés.
• Vulnérabilités non corrigées : Contrairement aux logiciels professionnels, les applications maison ne sont pas soumises à des tests de sécurité rigoureux. Par conséquent, elles peuvent contenir des vulnérabilités qui ne sont pas identifiées ou corrigées, rendant l’entreprise vulnérable aux attaques.

Risques de conformité

Les applications maison peuvent également poser des risques en termes de conformité réglementaire. Avec le RGPD et les obligations de traçabilité, les entreprises ne peuvent plus se permettre de laisser prospérer des outils non encadrés :

• Non-conformité au RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des exigences strictes en matière de protection des données personnelles. Les applications maison peuvent ne pas être conformes à ces réglementations, exposant ainsi l’entreprise à des sanctions juridiques et à des amendes.
• Manque de traçabilité : Sans une traçabilité adéquate des modifications et des accès, il peut être difficile de démontrer la conformité aux audits et aux réglementations. Cela peut poser des problèmes lors des audits de conformité et des inspections réglementaires.
• Risques juridiques : En cas de non-conformité aux réglementations, les entreprises peuvent être exposées à des risques juridiques, y compris des poursuites judiciaires et des amendes. Ces risques peuvent avoir des conséquences financières et réputationnelles significatives.

Risques pour l’innovation

Enfin, bien qu’elles puissent offrir des solutions rapides et personnalisées, elles peuvent également limiter la capacité de l’entreprise à innover et à évoluer :

• Frein à l’innovation : En se reposant sur des solutions maison, les entreprises peuvent manquer des opportunités d’innovation et d’amélioration continue offertes par des solutions logicielles professionnelles. Les applications maison peuvent devenir des silos d’information, limitant ainsi la collaboration et l’innovation.
• Manque d’intégration : Les applications maison peuvent ne pas s’intégrer facilement avec d’autres systèmes et applications. Cela peut limiter les possibilités d’automatisation et d’amélioration des processus, rendant ainsi l’entreprise moins agile et moins capable de s’adapter aux changements.
• Dépendance aux compétences individuelles : La dépendance à des applications développées par des employés spécifiques peut limiter la capacité de l’entreprise à innover et à évoluer. Ces solutions ne sont pas toujours scalables ou transférables, ce qui peut entraver la croissance et le développement de l’entreprise.

Que faire face à ces risques ?

Identifier ces applications est la première étape. FWA a mis au point un questionnaire d’auto-diagnostic qui vous permet, en moins de deux minutes, de savoir si vous avez des applications « fantômes » au sein de vos services.

Notre conseil : Beaucoup de ces applications partent d’une bonne intention et reflète une logique métier spécifique. L’objectif n’est pas de les interdire ni de les jeter, mais de les professionnaliser.

En encadrant mieux ces outils, en identifiant les cas critiques, en les fiabilisant ou en les intégrant dans une stratégie logicielle plus globale, vous transformez une faiblesse en opportunité.