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Chancellerie de l'Ordre de la Libération

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Échanges avec
Yvan Thiebaut

Yvan Thiebaut, gestionnaire de l’Ordre la Libération, témoigne de sa collaboration avec FWA.

Deuxième ordre national français après la Légion d’Honneur, l’Ordre de la Libération a été institué par le général de Gaulle afin de récompenser les personnes, les unités militaires ou les collectivités qui se sont signalées au cours de la Libération de la France lors de la Seconde Guerre mondiale.
La Chancellerie assure l’administration de l’Ordre, du Musée et de la médaille de la Résistance.

La Chancellerie de l'Ordre de la Libération et FWA

Nous avons commencé à travailler avec FWA par l’intermédiaire de la société Ibson. En effet, nous arrivions à saturation de nos bases de données sous Access et FWA a réalisé pour nous une base sous MySql avec un accès Access pour ne pas changer les habitudes des utilisateurs.

Pour le projet de recherche documentaire, l’idée était d’avoir à toucher le moins de papier possible et de dématérialiser les documents en stock avant les travaux de nos locaux. Par exemple, à la comptabilité, nous souhaitions supprimer nos dossiers des années précédentes et parallèlement retrouver facilement tous nos documents. Autre exemple, au niveau du Musée et de la Commission Nationale de la Médaille de la Résistance Française (CNMRF), nous avions besoin de toucher le moins possible les dossiers qui deviennent de plus en plus fragiles.

Oui, tout s’est très bien passé. FWA s’est montré très réactif. Le produit livré correspond totalement à nos attentes.

Au final, nous avons exactement le logiciel que nous voulions. Notre cahier des charges a été parfaitement respecté.

Si tous les fournisseurs pouvaient être comme FWA, ce serait très bien !

Nous avons exactement le logiciel que nous voulions. Notre cahier des charges a été parfaitement respecté.

Si tous les fournisseurs pouvaient être comme FWA, ce serait très bien !
Yvan Thiebaut
Chancellerie de l'Ordre de la Libération

Le projet de la Chancellerie de l'Ordre de la Libération

L’application de recherche documentaire nous simplifie la vie.

C’est-à-dire que tout ce que nous faisions manuellement avant est aujourd’hui géré par l’application. Donc, plus besoin de chercher un document dans un dossier : en saisissant une somme ou un mot clé, l’application le retrouve instantanément. Une fois les documents scannés et qualifiés, l’application s’occupe du reste : classement, archivage et même impression.

Actuellement, l’application de recherche documentaire est utilisée par le service comptabilité, le secrétariat et la CNMRF.

Les retours sont positifs. L’application est appréciée pour sa simplicité d’utilisation et ses performances de recherche.

Tout d’abord, le gain de place, pour tout ce qui concerne les archives.

Ensuite, le gain de temps. Avant pour récupérer les bulletins de salaire d’une personne par exemple, il fallait deux jours, aujourd’hui c’est dix minutes.

Et bien-sûr, la recherche intégrale : tout est « recherchable », y compris des noms qui n’ont pas été saisis lors de la qualification du document. Car lorsque les documents sont scannés en PDF texte, la recherche s’effectue sur l’ensemble du contenu.

Oui, nous y réfléchissons.

Tout d’abord, nous souhaiterions arriver à une dématérialisation totale de tous nos dossiers.

Nous aimerions aussi intégrer dans l’application les pièces de collection du Musée et peut-être s’en servir pour créer un centre de recherche.

Ce type d’application sera utile dans toute entreprise qui souhaite gagner du temps et économiser du papier. Cette solution s’adresse aussi à tous ceux qui cherchent à améliorer les circuits de transmission des documents, leur classement et leur archivage. De plus, c’est un gage de sécurité : tout est informatisé, plus personne ne voit les papiers qui trainent.

application de recherche documentaire sur mesure

Un projet aussi audacieux que la Chancellerie de l'Ordre de la Libération ?

Notre équipe de « développeurs d’idées » peut certainement vous accompagner.