Cas client

Comment se déroule votre processus d’élaboration budgétaire ?

On a différents destinataires des cubes D2 avec des profils très différents : des commerciaux, des techniciens, des responsables.

Parmi les destinataires des cubes, il y a des lecteurs et des utilisateurs. Il y a environ 80 destinataires des cubes D2 et parmi eux entre 20 et 25 vont pouvoir les modifier, entrer des données et faire des prévisions budgétaires.

Pour la plupart, les contributeurs sont des responsables de service ou de département.

On démarre l’élaboration budgétaire produit au mois de juillet. Chacun fait ses prévisions de ventes jusqu’à fin août, ce qui nous permet d’avoir une idée du volume d’activité pour l’année suivante. A partir de là, on peut établir le budget des charges directes. C’est là que D2 entre en scène : on entre axe par axe et ligne par ligne les montants qui sont prévisibles pour l’année suivante. Cette étape dure jusqu’à fin octobre, période pendant laquelle chaque responsable remplit son cube.

Au cours du mois de novembre, le contrôle de gestion récupère toutes les informations et compile l’ensemble des cubes pour établir le budget définitif.

A partir du mois de janvier de l’année suivante, on peut suivre mois par mois l’évolution budgétaire dans chaque service et chaque département.

Ensuite au cours de l’année, on établit des budgets révisés, en mai et en septembre, en fonction du réalisé.

Quelles évolutions avez-vous notées dans ce processus depuis la mise en place de D2 ?

Notre objectif en tant que contrôleur de gestion, c’est de voir si le réalisé correspond aux prévisions ou pas. Bien sûr, il y a toujours des écarts, en plus ou en moins, mais avec D2, on a des indicateurs qui nous permettent de savoir rapidement lorsque l’on est au-dessus ou en dessous des prévisions.

L’utilisation de D2 a permis à chaque chef de département ou de service d’analyser au fur et à mesure les écarts et de pouvoir corriger la donne.

Depuis que l’on utilise D2, nous avons des réunions de suivi budgétaire avec les responsables de département et de service tous les mois. Au cours de cette réunion, nous faisons l’analyse de l’évolution budgétaire. Auparavant, nous ne pouvions faire ces analyses qu’au trimestre, ce qui rendait les rectifications de budget beaucoup plus difficiles. Pour nous, c’est une grosse amélioration.

Comment D2 vous permet-il de gagner en efficacité dans ce processus ?

L’avantage de D2, c’est que l’on a l’historique du budget sur 4 ans. Cela nous permet de voir comment l’activité évolue et de pouvoir faire des prévisions budgétaires en fonction de ce que l’on peut attendre comme charges directes.

Tous les mois, on peut faire un retour sur l’historique. En juin par exemple, on a pu se référer à l’historique des mois de juin 2013, 2012, 2011… On peut alors voir quelles sont les évolutions des différentes charges. Auparavant, c’était presque impossible pour nous d’avoir ces données à partir de nos tableurs Excel.

D2 nous a aussi permis d’améliorer notre comptabilité analytique. On s’est aperçu que l’on avait besoin d’un détail plus fin sur certaines lignes budgétaires ou à l’inverse que certains axes n’étaient pas nécessaires.

Concernant mon travail de contrôle de gestion, j’ai vu une réelle amélioration avec l’arrivée de D2. Faire la concaténation des budgets des différents services est beaucoup plus facile et beaucoup plus fiable. D2 nous permet aussi de pouvoir contrôler rapidement l’ensemble des lignes budgétaires et de voir très vite où il y a des choses à rectifier. C’est un vrai plus !