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Médecins Sans Frontières
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Échanges avec
Jeka Amouzou
Jeka Amouzou, responsable du contrôle de gestion pour Médecins Sans Frontières, témoigne de sa collaboration avec FWA.
MSF (Médecins Sans Frontières), organisation caritative privée à but humanitaire et d’origine française a été fondée en 1971.
Comment impliquer son équipe de managers dans le processus de construction budgétaire ?
Accompagner les responsables budgétaires au changement d’outil est un enjeu crucial pour la réussite d’un projet.
En changeant d’outil, Médecins Sans Frontières souhaitait également impliquer davantage ses managers dans l’élaboration et le suivi de leur budget. Pour cela, les managers devaient disposer d’un outil efficace et facile à prendre en main.
Le changement d’organisation dans le processus d’élaboration budgétaire nécessite plus qu’un accompagnement technique. Des actions organisationnelles auprès des différents acteurs d’une session budgétaire doivent soutenir la mise en place d’un nouveau processus.
L'exemple de Médecins Sans Frontières
Pourquoi impliquer les managers dans la construction et le suivi de leur budget ?
Impliquer les managers dans la construction budgétaire présente plusieurs intérêts.
Pour moi, un manager impliqué est un manager acteur de son budget. Il est donc plus alerte, plus réactif, plus créatif, et plus à même de suivre et de maîtriser son budget.
Pour MSF, impliquer ses managers dans le processus budgétaire permet d’avoir une meilleure planification des besoins et donc une évaluation plus aisée des moyens humains et financiers à mettre en oeuvre. Grâce à cela, nous pouvons optimiser l’utilisation des ressources pour qu’elles soient le plus possible au service de nos missions.
Enfin, être impliqué dans le processus budgétaire permet aux managers de rationaliser et de formaliser les échanges autour du budget avec la direction. Je pense qu’ils gagnent en autonomie car une fois le cadre budgétaire posé, la mise en action de la feuille de route est laissée à leur libre arbitre.
Quelles solutions avez-vous mises en place ?
Chez MSF, la première action a été organisationnelle avec une sensibilisation accrue des managers et la définition d’un calendrier budgétaire. Cette action a ensuite été renforcée par la recherche d’une solution technologique pouvant remplacer nos fichiers Access. Notre choix s’est porté sur D2. De cette manière, nous avons décentralisé notre processus d’élaboration budgétaire pour permettre aux managers de formaliser l’actualisation de leurs budgets sur un support unique et commun.
Comment accompagnez-vous les managers dans cette démarche ?
Plusieurs actions ont été mises en place pour accompagner les managers.
L’accent a tout d’abord été mis sur la participation d’utilisateurs pilotes et cela dès la phase de développement. Les retours qu’ils ont fait sur leurs premières expériences avec D2 ont permis une adaptation continue de l’outil, toujours plus en phase avec leurs besoins… et les nôtres. S’en est suivi tout un travail de communication et de sensibilisation à D2, ses fonctionnalités et ses avantages, au travers d’affiches, de courriels et de rencontres informelles avec les managers. Puis des sessions de formation ont été organisées afin de démystifier l’outil.
Aujourd’hui, afin de poursuivre l’appropriation de D2 par les utilisateurs, un accompagnement personnalisé a été mis en place.
Elle devait aussi répondre au besoin d’accompagnement dans le changement du processus d’élaboration budgétaire lui-même.
L'analyse de FWA
Qu’avons-nous compris des besoins de MSF ?
Au cours de nos échanges avec l’équipe en charge de l’animation du processus budgétaire pour MSF, nous avons compris que le déploiement de D2 au sein de Médecins Sans Frontières était couplé d’un changement d’organisation pour lequel les managers devraient être accompagnés.
La solution proposée devait donc être pensée en fonction de ce besoin d’accompagnement et de pédagogie tant vis-à-vis de l’outil que vis-à-vis du processus d’élaboration budgétaire lui-même.
La matrice budgétaire de D2 correspond au besoin d’accompagnement des responsables budgétaires, en leur offrant des « filets de sécurité » lors de la saisie, grâce aux règles paramétrées en amont du processus. La simplicité et l’ergonomie de D2 permet également de lever les freins à l’adoption de la solution.
En parallèle du déploiement de D2, nous avons soutenu MSF pour la formation des utilisateurs de l’outil. Nous sommes particulièrement fiers du travail effectué avec MSF pour permettre aux managers d’aborder sereinement la question budgétaire grâce à un outil que nous avons pensé directement en relation avec les équipes.
Un projet aussi audacieux que Médecins Sans Frontières ?
Notre équipe de « développeurs d’idées » peut certainement vous accompagner.