Simplifier la gestion des flux décisionnels
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Échanges avec
Pierre Chaussée
Pierre Chaussée, directeur technique associé de FWA, nous explique une façon simple pour intégrer votre processus de validation à vos applications.
Flux décisionnels : de quoi parle-t-on ?
Le flux décisionnel est un processus complexe avec de multiples paramètres. Il faut prendre en compte les différents niveaux de décisions, les multiples conditions de validation, le recours aux avis d’experts, la modification et le transfert de demandes, etc. Ce qui souvent les rend difficile à mettre en place dans des applications de gestion et à intégrer dans la réalité du client.
FWA a donc décidé de prendre le problème à l’envers et de créer une chaine de responsabilité organique. Le principe est simple : comme chaque personne connait son responsable direct, cette personne crée une demande et désigne son responsable qui doit valider sa demande. Le responsable, à son tour, fait appel à son supérieur pour qu’il valide sa décision.
C’est un peu comme le « jeu de la patate chaude » : chaque personne nomme le niveau suivant et lui passe le dossier. Le flux décisionnel se construit ainsi tout naturellement. De cette manière, il suit la chaîne de responsabilité.
Partant de ce principe, notre équipe a mis en place une solution simple.
Le flux décisionnel illustré
Étape 1
Luc crée une demande de démarrage de projet. Il ne sait pas par quel chemin hiérarchique passera la validation. Il désigne et ajoute simplement son responsable, Jia, dans la chaine.
Etape 2
Jia analyse la demande. D’une part, il lui faut un avis d’expert. Alors, elle appelle Claire et la met en « codécision » pour cette demande.
D’autre part, vu que la taille de projet dépasse les limites du pouvoir de Jia, elle ajoute un niveau supplémentaire de décision et nomme Arnaud.
Etape 3
Claire valide. Jia est d’accord et valide aussi. La demande passe au niveau supérieur.
Etape 4
Arnaud valide, la demande est acceptée.
Avec ce système, il est possible d’ajouter autant de niveaux de décisions que le processus le requiert. Dans le développement, nous avons aussi pensé à d’autres situations comme :
- les indécis (imaginons un expert qui a été invité et qui veut rester sans avis)
- les distraits ( alertes par courriel des changements)
- les délégations (validation pour le compte de)
Nous pouvons ainsi répondre simplement aux besoins de nos clients. Cette solution nous a permis de mieux intégrer, au sein de leurs applications, la gestion de leurs processus de validation. Nous l’avons d’ailleurs intégré par défaut à Dispodoc, notre solution de gestion électronique des documents.
